Comment remplir un auditoire de 600 places à Louvain-La-Neuve sur un sujet réputé peu scientifique dans le milieu des ingénieurs ? C’est facile, lorsqu’on sollicite l’expérience et le talent de quelqu’un comme Jean-luc Doumont, un ingénieur bien de chez nous, passionné par son sujet, et qui a fait de sa passion un métier. Le 8 octobre dernier, l’AILouvain organisait une conférence ouverte à tous sur le thème de la communication et le succès fut au rendez-vous.

Que l’on soit étudiant, chercheur ou homme d’affaire, il est souvent essentiel pour réussir de pouvoir exposer clairement ses idées. Pourtant, dans les milieux scientifiques, combien d’exposés ne sont-ils pas en effet confus ou tout simplement rasoirs? Sans doute parce que faire un bon exposé est un art … qui s’apprend et se cultive avec de la réflexion et de l’entraînement. Même si les universités multiplient pour les étudiants les occasions de communiquer sur leurs travaux et en soulignent l’importance en y réservant une partie de la cote, elles ne fournissent ni la base conceptuelle pour s’y entraîner, ni la critique constructive pour corriger ses défauts. En entreprise, même histoire: lorsqu’ils présentent un projet, les ingénieurs ont beau faire de leur mieux, avec force tableaux, graphiques et autres diaporamas, c’est souvent dans cet exercice qu’ils sont les moins efficaces.

JLD : de la passion au métier …
C’est ce manque criant de points de repère qui a fait de Jean-luc Doumont l’expert reconnu qu’il est aujourd’hui dans ce domaine. Lors de son périple à l’EPL il manifeste déjà un souci naturel pour la qualité des documents et exposés qu’il doit produire en tant qu’étudiant (beaucoup de nos lecteurs se souviendront avoir étudié dans ses notes de cours signées JL). Mais c’est au cours de son doctorat en physique appliquée à Stanford, qu’il se met en quête d’une façon plus systématique de construire un exposé, un document ou un simple graphique. Cette recherche personnelle le conduit bientôt à en faire son métier : notre docteur ingénieur se fait formateur et consultant. Son rêve? Aider les ingénieurs et les scientifiques à optimiser leur communication. Ce rêve sera couronné de succès: aux quatre coins de la planète, des universités, des centres de recherche, des entreprises en tout genre font appel à lui pour des conseils ou des formations. Récemment, il a consigné son expertise dans le livre Trees, maps, and theorems que nous vous avons présenté dans notre numéro 3 de juin 2009. (www.treesmapsandtheorems.com),

Aborder la question en ingénieur !
Cette conférence a été l’occasion pour Jean-Luc de nous donner les clés d’un exposé efficace. Tour à tour ingénieur, acteur et humoriste, il a réussi à nous captiver pendant 1H30, faisant par là même la démonstration de l’efficacité de sa méthode de travail. Premier conseil : « comme dans toute démarche d’engineering : ne pas se lancer sans avoir réfléchi à l’objectif et l’environnement d’un exposé. Quel est le message à délivrer ? Pour quel public ? En réponse à quelles attentes ? Dans quelles circonstances et en combien de temps ? » Bref, reformulé dans le langage de l’ingénieur : « comment optimiser le processus en tenant compte des degrés de libertés dont on dispose ? ». Autre question clé à se poser : « comment maximiser le rapport signal/bruit ? » ; ceci compte tenu du fait que dans tout processus de transfert, l’efficacité est affectée par ce qu’on qualifie de bruit. Bruit émanant soit du communicateur lui-même, parce que son ton de voix ou sa gestuelle dérangent ; bruit dû à l’environnement : acoustique défectueuse, salle inadaptée; ou encore, bruit lié aux canaux ou supports de communication utilisés. Pour compenser, Jean-Luc insiste sur la nécessité de la redondance dans la façon de délivrer le message. Notamment en illustrant le message verbal par du visuel, mais sans tomber dans le travers de l’inflation d’images, de textes ou de chiffres projetés à l’écran, sous peine de brouiller complètement le message. Dans le non verbal, il nous démontre l’importance de la posture, du regard, de la modulation de la voix et de la gestuelle du conférencier; des facteurs qui peuvent jouer un rôle décisif pour faire passer le message.

Les 5 clés de la méthode
Pour un scientifique, les conseils méthodologiques qui suivent peuvent paraître triviaux, encore faut-il se donner la peine de les appliquer ! Voici donc les 5 clés d’un exposé efficace proposées par Jean-Luc.
1 : préparer son exposé, en commençant par se poser les questions classiques : quel est le message à faire passer? à qui est-il adressé ? dans quel but ? où, quand et dans quelles circonstances ? En d’autres mot, ne pas tomber dans le piège de la solution immédiate « on m’a demandé de faire un exposé = quel diaporama vais-je utiliser ?».
2 : s’organiser en veillant à tous les détails susceptibles de faciliter ou de perturber l’exercice : l’horaire, la disposition de la salle, la disponibilité des supports, micros, écrans, projecteur, documents, etc.
3 : structurer l’exposé, sélectionner ou mettre en forme les supports nécessaires (pas plus d’une idée par diapo !), en tenant compte des objectifs et du contexte de l’exposé.
4 : s’entraîner. On n’en a pas toujours le temps. Mais l’expérience montre combien c’est utile. On imagine mal un acteur ou un musicien qui entre en scène sans s’être entraîné !
5 : anticiper les questions de son auditoire et prévoir un temps pour y répondre.

Comme au bridge, l’entame est décisive !
L’entame d’un exposé, est bien entendu un moment décisif pour accrocher et susciter l’intérêt de son auditoire. Ici Jean-Luc récuse le cliché qui consiste à débuter obligatoirement un exposé par un trait d’humour. Soit cela ne fait pas rire, soit cela n’a rien à voir avec le message, et dans les deux cas on a surtout créé du bruit. La meilleure accroche consiste plutôt à introduire le sujet par une question, une problématique, à laquelle l’exposé prétend apporter une réponse ou un éclairage particulier. Très vite après la question, il convient d’évoquer la réponse ou la conclusion que l’on se propose d’argumenter. Ce faisant, on intrigue, on crée une tension, un climat propice pour exposer le raisonnement ou la démonstration qui va étayer le message.

La difficile gestion du temps
Lorsqu’on a consacré deux années à un travail de recherche scientifique, on a du mal à imaginer qu’il soit possible de le présenter en 15-20 minutes. Et c’est pourtant la norme dans la plupart des congrès scientifiques ou des réunions d’affaire. Pour Jean-Luc, un bon agenda, c’est 4 ou 5 points au maximum. Au-delà on est certain de perdre son auditoire… Et lorsque le président de séance vous fait signe qu’il ne vous reste que deux minutes, alors que vous avez encore plusieurs points à traiter, sa recommandation est la suivante : « sautez à la conclusion, plutôt que de vouloir à tout prix délivrer l’intégralité de votre exposé en accélérant le débit ! ». Voilà qui tombe sous le sens, non ? Et pourtant …

Quand?

Le 8 octobre 2009 de 20:00 à 21:30

Où?